De Verbeterkata bij een Scrum Retrospective Ceremonie

Wat ging er goed en wat kunnen we de volgende keer verbeteren? zijn typische vragen bij Retrospective Ceremonies bij het toepassen van de Agile Scrum methodiek. Maar als je de vragen in een Retrospective stelt met daarbij de Verbeterkata als hulpmiddel, kun je Scrum teams nog beter helpen groeien.

Image 24-09-15 at 11.30

De afdeling product development (R&D) van een groot installatiebedrijf nam de handschoen op en experimenteert daar nu mee. De Scrum Master vraagt bij de retrospective naar een doeltoestand of verbeterdoel. Vervolgens beschrijft het Scrum team de huidige situatie. De vraag die dan wordt gesteld is wat men moet doen om die doeltoestand te bereiken, oftewel, welke obstakels moeten worden weggenomen. En dan: wat moet als eerste worden opgepakt om naar de eerstvolgende doeltoestand te komen?

Voorbeeld:
Eén van de Scrum teams vond dat het inkoop proces efficienter kon verlopen. Op sommige user stories kon men namelijk geen commitment geven omdat men afhankelijk was van andere afdelingen die niet volgens de Agile Scrum methodiek werkte.

Een doeltoestand die men graag wilde realiseren was dat benodigd materiaal ingekocht moest worden door de afdeling inkoop in ieder geval sneller beschikbaar zou zijn, zodoende dat user stories met een inkoop onderdeel wel afgerond kon worden binnen 1 a 2 sprints. 


De huidige situatie was dat men een opdracht verstrekte aan de afdeling inkoop en daarna geen informatie meer werd verstrekt door deze afdeling wanneer het gevraagde materiaal beschikbaar was. Dit was een behoorlijk obstakel. Men wilde een experiment starten om een inkoper van de afdeling bij de daily standup te betrekken. Hierdoor zou het mogelijk zijn dat de inkoper het belang zou zien dat bepaalde benodigde materialen op een bepaald moment in de iteratie beschikbaar moest zijn. Wat bereikt werd met dit experiment is dat de inkoper geen inkoopopdracht meer nodig had maar meteen wist wat het Scrum team nodig had. Een volgende stap werd gerealiseerd door een inkoper voor een deel van zijn tijd toe te wijzen aan meerdere Scrum teams. Het inkooponderdeel kon zodoende meteen worden opgepakt en in de daily’s werd informatie gedeeld m.b.t de voortgang van de bestelling.

Visualisatie

Toepassing van de Verbeterkata is vooral erg krachtig omdat er dus meteen aan een  doelstelling wordt gewerkt. En het is dan de kunst om 1 of hooguit 2 items te kiezen om op te pakken. Het team maakt zichtbaar welke verbeteringen worden doorgevoerd, door gebruik te maken van een A3 visualisatie bord. Dit is een A3 met daarop de verbeterstappen en het hangt naast het gewone kanban of scrum bord. Omdat dit een echte visualisatie is, behoudt het team de focus. Net als bij een Kanban / Scrum bord wordt het team ermee geconfronteerd dat wanneer men geen acties onderneemt, er ook geen verbetering gaat plaats vinden.

Continu leren door herhaling

De Verbeterkata wordt telkens na het beëindigen van de volgende sprint herhaald. En dan kijkt het Scrum team naar de acties die zijn gedaan, welk resultaat dat heeft opgeleverd en wat men heeft geleerd van de aanpassing(en) die zijn doorgevoerd. Ook checkt het Scrum team of de acties hebben geleid tot een nieuwe verbeterde situatie (de Next Target Condition).

In andere vormen van Retrospectives kijkt men vaak niet terug naar de vorige Retrospective Ceremonie, maar houdt men alleen een nieuwe ceremonie en kijken teams alleen terug naar de deliverables uit de Sprint. Men geeft meestal geen aandacht aan de aanpassingen aan de werkwijze en wat daarmee bereikt is. Dit is jammer voor de leercurve en voor het borgen van de bereikte resultaten.

Gebruik van de Verbeterkata en het zichtbaar maken van de verbeteringen, leidt ertoe dat Scrum teams en de stakeholders echt gestimuleerd worden om voorstellen voor verbeteringen van de werkwijze ook daadwerkelijk op te pakken. Het komt zelfs voor dat er vanuit andere teams of andere management lagen in organisaties hulp wordt aangeboden om de volgende doeltoestand te bereiken.

Awesome….