HR professional verantwoordelijk voor stimulatie van Agile werken

Agile werken is al lang niet meer alleen weggelegd voor de ICT-industrie. Ook in Sales en Marketing wordt nu al gekeken naar een Scrum en Lean aanpak. Ook vanuit HR afdelingen en HR professionals komen steeds meer geluiden dat de Agile aanpak eigenlijk heel goed toepasbaar is voor het gehele bedrijf.  Bij het introduceren van Agile Scrum of het Lean gedachtegoed in de hele keten is er sprake van een behoorlijke impact met betrekking tot traditionele methodieken. Met name op de verandering in samenwerking, snelheid en veelzijdigheid in een organisatie is de impact enorm en kan zelfs leiden tot complete cultuur wijzigingen in een organisatie. Echter de invoering mag nog wel meer gestimuleerd worden om ook binnen andere afdelingen van een organisatie dan alleen de ICT afdeling, het Agile en Lean gedachtengoed onder de aandacht te brengen. Is dit de verantwoordelijkheid geworden van HR management ?

Naast ICT afdelingen is er ook op business en organisatie niveau sprake van een organisatorische verschuiving. Daar waar een paar jaar geleden, traditionele management methodieken nog prima werkten, is nu ineens meer wendbaarheid nodig, puur omdat de markt aan het veranderen is. Klanten willen steeds meer invloed hebben op producten, diensten en functionaliteit die ze graag (zo snel mogelijk) willen. HR professionals weten dat ze de werknemers die in dienst zijn van een traditionele management organisatie ook in deze transitie moeten begeleiden naar een meer wendbare manier van werken. Zij spreken dan van Employee Engagement.

Zonder een betrokken personeelsbestand en HR begeleiding die bereid is om samen te werken en snel te willen veranderen, is het niet altijd mogelijk om naar een wendbare (Agile) organisatie toe te bewegen.

bigstock-Human-Resources-Recruitment-48736025-580x370Het heeft zich tot nu toe keer op keer genoeg bewezen. “2x zoveel werk in de helft van de tijd” ( uitspraak van Jeff Sutherland) wat men met Agile werken kan bereiken. Deze wendbare manier van werken geeft namelijk een geweldige boost voor de Business Performance Optimalisatie KPI. Omdat HR afdelingen verantwoordelijk zijn voor het proces Business Performance Optimalisatie (BPO) is het niet eens zo raar dat de trend om op een Agile manier te gaan werken wordt omarmt door vele HR professionals.

Wat is belangrijk voor het slagen van een Agile organisatie inrichting?

  • faciliterend management en dienend leiderschap

  • stimuleren van samenwerken in de organisatie op ieder niveau

  • het vermogen om verandering te omarmen

  • een iteratieve aanpak van de ontwikkeling en het testen van producten en diensten

  • een mensgerichte aandacht (versus proces-gedreven)

  • Meer aandacht voor toegevoegde waarde

  • Projectmanagers dienen niet meer te controleren maar te begeleiden.

  • Complexiteit van projecten terugdringen en daar waar kan versimpelen

Volgens het Agile Manifesto, is “samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen” geplaatst met een sterke focus op een gemotiveerd en goed opgeleid team dat in voortdurende interactie met het product en de klant in elke fase van het project communiceert. Als gevolg van deze samenwerking,  vereist dit meer dan alleen technische expertise, maar ook competenties in communicatie en analyse. Deze zijn nodig om eisen te verzamelen voor het uiteindelijk ontwikkelen en testen van nieuwe productlijnen of diensten portfolio.

Introductie van een Agile en Lean mindset in de gehele organisatie vereist ook soft skills, leiderschap competenties en inzicht in hoe je die vaardigheden toepast in een meer kneedbare, mensgerichte instelling. Stel je een technisch briljante maar sociaal onbekwame manager voor, die haar of zijn ideeën niet effectief weet te communiceren. Het zou een nachtmerrie voor elk project team in de organisatie zijn als deze manager niet kan uitleggen wat zijn ideeën zijn en waarom zij/hij deze wil uitvoeren. Als de organisatie dan gaat starten zonder echte helderheid vooraf dan zullen er weer producten/diensten worden ontwikkelt die niet aansluiten met de echte daadwerkelijke wensen van de manager. In een Agile organisatie dient een manager zijn ideeën op een manier uit te leggen dat de projectteams geen verkeerde interpretatie krijgen. Ook de project teams dienen de skills te hebben om door te durven vragen. Wat bedoel je met?, Is dit ongeveer wat je wilt?, zijn er nog specifieke acceptatie criteria?, etc.

Door van te voren duidelijk en specifiek te zijn zal dit leiden tot de juiste invulling. Nadat de project teams weten wat ze moeten bouwen en alle vragen van te voren zijn beantwoord kunnen zij er mee aan de slag. De managers dienen dan ook vertrouwen hebben in het invullen van de “HOE” vraag. Het project team weet dat namelijk het beste. Het HOE is in principe voor de manager niet van belang. Hij wil graag een product/dienst/verbetering of functionaliteit geleverd krijgen. HOE is daarbij voor de manager niet van belang.

Constant in contact met de opdrachtgevers

Door een constante samenwerking met de opdrachtgever te organiseren in de vorm van bijvoorbeeld refinement meetings (meer helderheid en vaststellen van de scope) is en blijft de opdrachtgever zeer betrokken en voorkom je als organisatie dat je voor je opdrachtgevers diensten of producten ontwikkelt die ze eigenlijk niet willen. Het creëert tevens het kader voor een snellere time-to-market en een meer wendbaar proces dat tot meer succesvolle resultaten van projecten oplevert. Als het gaat om succesvolle Agile Project Delivery dan is samenwerking met de opdrachtgever de sleutel voor een geïntegreerd en succesvol project team.

Waar in de organisatie kan Agile gewerkt worden?

HR professionals dienen in staat te zijn om te kunnen bepalen waar Agile en Lean werken het best kan worden toegepast en hier advies over te doen richting het management. Daarnaast dient de HR professional de verantwoordelijkheid te krijgen om de organisatie zo in te richten dat Agile en Lean werken mogelijk wordt gemaakt. Tenslotte is HR binnen de organisatie verantwoordelijk voor de Business Performance optimalisatie (BPO). Het is misschien niet geschikt om een Agile/Lean aanpak voor elk aspect van een organisatie uit te voeren; maar aangezien de snelle en continue verandering het nieuwe “normaal” is geworden en de mogelijkheid om snel beslissingen te nemen een noodzaak is geworden, is het van belang om Agile/Lean werken op zoveel mogelijk plaatsen in de organisatie te stimuleren en te implementeren.