Prince2 en Agile Scrum combineren

Prince2 is een generieke methode om projecten in te richten en te managen. Als projectmanagement methodiek omvat het alle stuurinformatie om een project te laten slagen, ongeacht het eindresultaat dat uiteindelijk moet worden opgeleverd. Het managen van het project hoeft namelijk als men het via de Prince2 methodiek inricht niet fout te verlopen.  De laatste jaren komen er wel andere methodes bij die met name op het delivery niveau anders omgaan met sturing van vaste waarden waar men in Prince2 behoorlijk aan was gewend. Agile methodieken zoals Scrum en Kanban komen om de hoek kijken. De vraag is: Kun je Prince2 succesvol combineren met een Agile aanpak?

Als een organisatie zich ineens voorneemt om bijvoorbeeld te focussen op een meer Agile sturing dan is het de vraag of Prince2 nog veel waarde toevoegt en zou je kunnen overwegen geen Prince2 meer te gebruiken. Echter Agile en Prince2 kunnen elkaar ook goed aanvullen. Als je kijkt naar Agile Scrum als methodiek dan zou deze methodiek heel goed passen in het specifieke onderdeel van Prince2. “Controlling a stage (Managing product delivery)” (zie figuur)

prince2scrum

Letterlijk de methodieken implementeren zoals die staan beschreven in de boekjes zal in de meeste gevallen leiden tot een mislukt project. Dit geldt zowel voor de Scrum methodiek als voor de Prince2 methodiek. Daarnaast dient het uiteindelijke model, gebaseerd op best practices nog te worden aangepast zodat het model werkt in de organisatiestructuur en cultuur.

Beide methodieken hebben ook zogenaamde evaluatie momenten (retrospectives). Deze momenten kunnen gebruikt worden voor het doorvoeren van verbeteringen, waardoor zowel de Prince2 methodiek alsmede de Agile Scrum methodiek efficienter op elkaar afgestemd raken.

Bij het implementeren van zowel Prince2 alsmede de Agile Scrum methodiek  is het inhuren van een specialist (Agile coach / Prince2 consultant) altijd een goede keus.

Als Principal Consultant in beide methoden help ik veel organisaties met de implementaties rondom Agile Scrum en Prince2. Ik kom daarbij veel in aanraking met deze bijzondere mix van best practices.

De kracht van Prince2 is dat met name het starten en het afsluiten van een project goed is georganiseerd. Echter zie ik regelmatig dat de afsluiting van een project nog niet consequent gebeurd. Met name de evaluatie wordt vaak onder het mom van tijdsdruk en het starten van een nieuwe project achterwege gelaten. De output echter van de evaluatie kan juist zeer nuttig zijn, niet alleen omdat je aanpassingen kan doen op het proces, maar zeker omdat je lering kunt trekken zodat het volgende project efficienter verloopt.
De kracht binnen Scrum is dat evaluatie (retrospective) iedere 2 weken gebeurd en gestuurd wordt door vele Agile coaches om voor al deze ceremonie niet over te slaan.

Binnen Prince2 methodiek is het ook verstandig om een projectboard met een Senior User (meestal de  Product Owner (in Agile Scrum), executive en Senior Supplier. Als projectmanager rapporteer je aan de projectboard zoals ze dit gewent zijn in een specifieke Prince2 organisatie maar zodra het gaat over het ontwikkelen van de producten gebruiken we Agile Scrum. Je hoeft dan niet te veel concessies te doen op de Scrum aanpak.

Een belangrijk aspect van Prince2 is het continue monitoren van de business case. Dit is een erg sterk punt van Prince2, je moet immers niet met je project doorgaan als je ziet dat de business case die ten grondslag lag aan het project niet meer valide is.

Binnen de Agile Scrum methodiek wordt op meer detail niveau ook een check gedaan op userstories. Zijn alle userstories nodig om tot een product te komen?

Met name in de sprintplanning sessie en in de refinement sessies wordt er kritisch gekeken naar must haves, nice to haves en won’t haves. Hiervoor wordt vaak de MoSCoW methodiek gebruikt.

Door de Product Delivery (Managing a Stage) met de Agile Scrum methodiek uit te voeren komt er ook informatie beschikbaar die input levert voor het monitoren van de business case. Mede omdat er al vroeg in het project producten (of functionaliteit) die al klaar zijn worden opgeleverd.

Zodoende kan men een check doen of opgeleverde producten waardevol zijn voor de business case zoals deze in eerste instantie bedoeld is. Dit levert snel inzicht op waardoor er bijvoorbeeld in een vroeg stadium kan worden bekeken of men nog wel verder moet met het project.

Ook is er dankzij Scrum een meer nauwkeurige schatting te maken van het resterende deel van het project. Met een traditioneel waterval project is dit veel lastiger.

Veelal wordt er binnen Prince2 projecten gestuurd op kosten en tijd. Wat vaak wordt onderschat zijn ook de andere toleranties waarop project voortgang dient te worden getoetst.

toleranties

Door Agile instrumenten voor planning en voortgang in te zetten is het erg eenvoudig om ook het tolerantie model binnen Prince2 van informatie te voorzien.

Worstelt uw organisatie ook met de vraag om een Prince2 projectorganisatie aan te laten sluiten op uitvoerende methodieken zoals Agile Scrum / Kanban / Lean of andere Agile methodieken neem dan contact met ons op:

Wil je meer informatie over onze aanpak neem dan contact op met Henny Rietveld 06-22463858 of met Douwe Attema 06-22035422