Transformeren naar Agile is veel meer dan een methodiek!

cwusxu3xcaausor-jpg-large
Vaak zien wij dat bedrijven Agile willen gaan werken en dit dan vaak doen met behulp van de invoering van een methodiek zoals Scrum of Kanban. Deze methodieken worden dan ook vaak ten dele uitgevoerd omdat men tegen een aantal belemmeringen aan loopt die vervolgens niet worden opgelost. Doen ze het dan helemaal zelf zonder kennis van zaken? Dat zou je wel denken maar toch is dat niet het geval.

Hieronder laten we een aantal voorbeelden zien van wat wij regelmatig tegenkomen.

Vaak zie je dat organisaties Scrum Masters hebben in de teams die tevens de rol van Agile coach moeten gaan vervullen omdat het zogenaamd een onderdeel is van de rol van Scrummaster. Of er zijn in de organisatie Agile coaches waarbij je vaak de vraag kunt stellen in hoeverre die eerder grote Agile transformaties hebben begeleid.

Agile implementaties zijn grote transformaties binnen een organisatie die niet onderschat moeten worden. Het feit dat een organisatie effectiever en efficiënter gaat werken waardoor ze sneller kunnen inspelen op de veranderende wereld betekent nog niet dat het een transformatie is die je zomaar even doet. Het is en blijft een verandering in een organisatie die je goed moet benaderen. “Hoe” daar komen we zo op terug.

Terugkomend op wat we regelmatig tegenkomen. Bij meerdere opdrachten zijn wij er tegenaan gelopen dat binnen traditionele projecten een Scrum Methode werd geïntroduceerd, echter alleen de ceremonie namen werden gebruikt van Scrum. Ondanks dat de dienstverlening was uitbesteed was er vaak geen echte Productowner en was er geen Scrum of Scrums geïntroduceerd. Er was vaak wel een daily stand up ingericht, echter was dat een monoloog van de projectmanager en de teamleden zaten er bij en luisterden vaak ipv dat ze zelf aan het woord kwamen.

Soms worden ook nog steeds opdrachten volgens de Prince2 methodiek ingericht. Men is bezig met samenwerking in de keten echter één van de schakels werkt volgens een product backlog terwijl de andere schakels nog onvoldoende kennis hebben van Agile.

Uiteraard biedt dit veel perspectief en uitdaging maar toch is er ook een behoorlijk gevaar voor het niet slagen van een Agile implementatie. Het komt gewoonweg veelvuldig voor en dan zijn dit nog maar twee omgevingen. Uit ervaring weten we dat deze problematiek bij veel meer organisaties voorkomt.

Hoe Agile op een goede wijze implementeren?
Daar waar ITIL het beste als een big bang geïmplementeerd kan worden leent Agile er zich voor om dit klein door te voeren. Stapje voor stapje. Welke stappen te nemen?

Waarom?
Ga niet Agile implementeren omdat het een hype is of omdat de concurrent het doet. Nee je wilt Agile werken omdat het bijdraagt aan het effectief en efficiënt realiseren van de bedrijfsdoelstellingen, je sneller kunt inspelen op de veranderende markt en je sneller resultaten wilt zien en directer kunt bijsturen. Kortom wat draagt Agile bij aan je organisatie?

Hoe?
Start niet te groot, begin kleinschalig. Kies een omgeving (een team, een project of een domein) waarvan je verwacht dat die de transformatie kunnen doormaken. Nadat de keuze is gemaakt raad wij aan om een ervaren Agile coach binnen te halen. Onze Agile coaches kunnen je al bij de eerste stap, de waarom vraag, helpen. Feitelijk begeleiden onze coaches het management met de eerste twee stappen. Feitelijk begint daar al de Awareness want als het management de meerwaarde niet inziet dan is de slagingskans niet hoog omdat het ook een aanpassing vereist van het management. Reden: zij moeten leren loslaten en zij moeten het over laten aan het scrumteam.

Fase van bewustwording
Fase van bewustwording ook wel sprint 0 genoemd. In deze fase gaan de teams vooral leren wat Agile is en wat Scrum of Kanban inhoudt, worden er Product Owners aangesteld, wordt de teams uitgelegd wat de rollen allemaal inhouden en welke ceremonies er allemaal zijn. Kortom de beoogde teams krijgen de volledige theoretische bagage. Het kader van Agile werken wordt neergezet. Ook hier wordt het management in meegenomen zodat het management commitment toont met de werkwijze en de veranderingen die de implementatie van Agile werken met zich meebrengt.

Product Backlog
Een ander onderdeel naast bewustwording in fase 0 is het samenstellen van een product backlog. Hierbij wordt de Product Owner geholpen door onze Agile Coaches omdat hij voor zichzelf een stakeholder matrix moet opstellen, een roadmap moet hebben wat uiteindelijk als basis dient voor de backlog.

Ceremonies
De ceremonies worden ingericht en ingepland en de eerste ceremonie gaat van start. Het houden van en planning sessie waarbij het team van start gaat met het vullen van de sprint backlog. De Product Owner vertelt zijn wensen voor de komende sprint en de teamleden onder aanvoering van de Scrummaster gaan aan de slag om user stories te maken. Als de sprint backlog is gevuld en de Product Owner is tevreden met het resultaat kan gestart worden met de realisatie.

Wat vervolgens gebeurt is dat men de sprint backlogs alleen nog maar vult met inhoudelijke activiteiten dat bij moeten dragen aan het resultaat dat bereikt moet worden. Wat men echter steeds vergeet om op de sprint backlog te plaatsen zijn procesverbeteringen die naar voren komen tijdens Retrospectives. Het is uiteraard wel van belang dat er retro’s worden gedaan. Een retro heeft tot doel om te leren van de afgelopen sprint periode en de verbeteringen die bijdrage aan een effectievere en efficiëntere werkwijze op te nemen in de backlog.

De Agile  teams moeten te allen tijde de ruimte krijgen om verbeteringen door te voeren in hun werkproces.

Alles op een rij lijkt het traject dat ik schets een vrij lang traject maar in feite valt dat wel mee.

phases

Als een organisatie eenmaal het besluit heeft genomen om Agile in te voeren bieden wij een traject aan van 6 sprints (Etappe) + 1 sprint (voor sprint 0) die nodig is voor bewustwording en totstandkoming van de Product Backlog. De 6 sprints die daarna komen worden er meerdere  twee scrum teams begeleid die een eerste release/increment op gaan leveren. Na de 6 sprints vindt er een Retrospective plaats met de organisatie om met elkaar vast te stellen of de nieuwe werkwijze ook daadwerkelijk zijn doelstelling heeft bereikt zoals dat van tevoren was bedacht.

Bij positief resultaat zal samen met de klant naar het vervolgtraject worden gekeken maar ook naar stappen om Agile naar een hoger niveau te tillen en te bekijken of andere onderdelen ook in aanmerking kunnen komen die volgens Agile kunnen gaan werken.

Het hoeft niet moeilijk te zijn als het maar goed gebeurt. En dat laatste gebeurt dus niet altijd. Als het niet gelijk goed gaat krijgt Agile een negatieve lading in de organisatie. En dat is iets wat absoluut niet nodig is omdat het juist bijdraagt aan het sneller bereiken van de bedrijfsdoelstellingen.

Wil je meer informatie over onze aanpak neem dan contact op met onze Agile Consultants:

Henny Rietveld 06-22463858
Douwe Attema 06-22035422

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.