Van Chaos tot Structuur

Wanneer we Agile introduceren in organisaties worden vaak methodieken geïntroduceerd zoals Scrum, Kanban, Less etc.

To-make-people-great-_dutch.png

Wanneer men deze methodieken toepast zullen in de meeste gevallen al op korte termijn successen worden geboekt. Wat men ziet is dat er al snel iets wordt opgeleverd en niet hoeft te wachten op een totale oplevering aan het einde van een project. Maar er zijn nog een aantal andere zeer interessante effecten. Organisaties die met het Agile gedachtengoed aan de slag gaan zullen namelijk al gauw merken dat men op diverse onderdelen structuur aanbrengt. Daar waar dit nog niet het geval is zullen uitdagingen ontstaan. Met name de Retrospective ceremonies (onderdeel van de Scrum methodiek) geven al snel een beeld welke verbeteringen er aangebracht kunnen worden. Op diverse vlakken worden verbeteringen doorgevoerd. Deze zijn te herleiden naar slechts 4 verschillende raakvlakken, te weten verbeteringen ten aanzien van het individu, team, organisatie en omgeving. (Zie figuur)

img_0499

Zodra men verbeteringen gaat doorvoeren zal men merken dat complexe onderdelen simpeler gaan worden en dat Chaos zal overgaan in structuur.

Voorbeelden:

In de beginsituatie kijkt men naar de huidige teamsamenstelling en kan men daarbij een doelstelling uitdragen als team tijdens een retrospective sessie. Vervolgens zullen de wensen kenbaar gemaakt worden. Een ScrumMaster zou dan bijvoorbeeld een voorstel kunnen doen in de hiërarchische laag om een opleiding te regelen voor een teamlid, mochten de vaardigheden niet voldoende zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. Als er geen ruimte wordt geboden en men niet investeert in het individu en het team dan zullen deze niet verbeteren. Dit resulteert dan in een niet veranderde organisatie waardoor kwaliteit en productiviteit nagenoeg gelijk blijven.

Ook kan men op organisatie en omgevingsniveau veranderingen doorvoeren, denk hierbij aan versimpelen van procedures en werkinstructies (verbeteren van de standaard werkwijze) wat kan leiden tot minder handelingen.

Een voorbeeld kan hier zijn door bijvoorbeeld bevoegdheid tot goedkeuring op een lager niveau toe te laten. Je zou bijvoorbeeld niet willen wachten tot de volgende vergadering waarin toestemming moet worden gegeven voor het maken van de volgende stap. Wellicht kan dit eerder plaats vinden door bevoegdheden te verleggen.

Iedere keer weer kan men onderzoeken om op organisatie, omgeving, team of individu niveau of er een verbetering kan plaats vinden. Uitstellen en of wachten op toestemming kan vertragend en deprimerend werken. iedere verandering is een experiment. Organisaties die Agile methodieken gaan toepassen dienen zich dan ook te committeren om ruimte toe te laten om te kunnen experimenteren m.b.t voorgestelde verbeteringen. Deze experimenten dienen niet te worden uitgesteld. Als men een experiment voorstelt dan is het in de meeste gevallen raadzaam om deze gelijk uit te voeren zodat er snel kan worden aangetoond of het experiment effect heeft of niet op productiviteit, kwaliteit, etc.

Wanneer men verbeter voorstellen meteen uitvoert zullen individuen en het team, organisatie en omgeving groeien.